איך בניתי אוטומציה שמסכמת שיעורים ארוכים – בערך 1$ לשיעור של 3 שעות ?
בעקבות צורך של חבר בניתי אוטומציה שלוקחת הקלטה, מתמללת אותה, ומוציאה ממנה גם נקודות עיקריות וגם קובץ סיכום מסודר – הכל בעלות זניחה ובלי להיות תלוי בשירותים יקרים.

הבסיס לכל התהליך הוא Google Sheet אחד שמנהל את כל השלבים כמו לוח בקרה – כל שורה מייצגת שיעור, ובכל עמודה רואים באיזה שלב הוא נמצא (הועלה, תומלל, יש נקודות עיקריות, יש סיכום). זה נותן שליטה מלאה ושקיפות על התהליך, בלי “קופסה שחורה”.

איך זה עובד, שלב אחרי שלב

1. העלאת הקובץ

ההקלטה מועלית לשרת FTP, ואז מוסיפים את שם הקובץ בשורה חדשה בגיליון

יש גם אופציה חלופית: אוטומציה ב-Make שמזהה קבצים חדשים בתיקיית Google Drive משותפת ומכניסה אותם לגיליון בעצמה. זה נוח יותר, אבל דורש מנוי חודשי – ולכן זו אופציה, לא ברירת המחדל.

2. תמלול

סקריפט שרץ בתדירות קבועה (Apps Script מתוזמן) סורק את הגיליון, מאתר שורות חדשות, ושולח את הקובץ לשירות תמלול חיצוני דרך API. כשהתמלול חוזר, הוא נשמר כקובץ טקסט וההפניה אליו נרשמת בגיליון.

3. נקודות עיקריות

לאחר שיש תמלול, הוא נשלח למודל AI שמייצר קובץ Doc עם נקודות עיקריות מהשיעור. השלב הזה חשוב במיוחד כי הוא ניתן לשינוי לפי הצורך – אפשר לפתוח את הקובץ, לערוך, למחוק דברים לא רלוונטיים או להוסיף דגשים, לפני שממשיכים הלאה.

4. יצירת הסיכום

רק אחרי שהנקודות העיקריות מאושרות, נוצר קובץ הסיכום הסופי – וכאן ה-AI מקבל גם את התמלול המלא וגם את הנקודות שנערכו, כדי שהסיכום יהיה מדויק ומבוסס.

5. גמישות לחזור אחורה

אם רוצים לשנות משהו באמצע התהליך – למשל לערוך את הנקודות העיקריות אחרי שכבר נוצר סיכום – אפשר פשוט להריץ את התהליך מחדש מאותה נקודה, בלי לחזור להתחלה ובלי לתמלל שוב (וכך גם לא לשלם על תמלול פעם נוספת).

6. ניקוי

סקריפט נוסף רץ ברקע ובודק אילו קבצי קול כבר תומללו בהצלחה. ברגע שקובץ תומלל, הוא נמחק מהשרת – כדי לא להיתקע עם קבצי קול כבדים ולשמור על מקום פנוי.

למה זה שווה את זה

• עלות: בערך $1 לשיעור של 3 שעות (בעיקר עלות ה-API של התמלול וה-AI).
• שקיפות: הכל מנוהל בגיליון אחד, אפשר לראות בדיוק באיזה שלב כל שיעור נמצא.
• גמישות: אפשר לערוך תוצרי ביניים (נקודות עיקריות) ולהריץ מחדש רק את מה שצריך.
• חיסכון במקום: ניקוי אוטומטי של קבצי הקול אחרי תמלול.
• בלי תלות בתשלום חודשי – אלא אם בוחרים במסלול הנוח יותר עם Make.

זו דוגמה טובה לזה שלא צריך פלטפורמה שלמה כדי לבנות תהליך AI שימושי – מספיק גיליון, כמה סקריפטים, וכמה קריאות API.

רוצים משהו דומה לעסק שלכם?

התהליך הזה נבנה בהתאמה אישית לצורך ספציפי, אבל אותה גישה – זולה, שקופה וגמישה – מתאימה לכל עסק שרוצה לחסוך זמן על תהליכים חוזרים: תמלול וסיכום פגישות, עיבוד מסמכים נכנסים, ניהול תוכן שוטף ועוד. אני בונה מערכות אוטומציה מותאמות אישית בדיוק כאלה – אם יש לכם תהליך דומה שאתם רוצים להפוך לאוטומטי, אשמח לדבר ולראות איך אפשר לבנות לכם פתרון בעלות נמוכה שמתאים בדיוק לצרכים שלכם.